La prima pagina
Secondo la guida UPS la prima pagina ha quattro parti: i contatti per le domande sulla fattura, i termini di pagamento, i dettagli con il riepilogo degli addebiti del periodo e le informazioni per pagare. In testa ci sono data e numero della fattura e il codice cliente; nel riepilogo, le spedizioni per tipo, le rettifiche, gli sconti e il totale da saldare. Il PDF è una copia: la fattura originale è quella elettronica trasmessa tramite il Sistema di Interscambio.
Riepilogo e dettaglio delle spedizioni
Dopo la prima pagina le spedizioni sono raggruppate per tipo: nazionali, verso l'Unione europea, fuori dall'Unione europea, spedizioni fatturate a te come destinatario o terzo. Ogni gruppo ha un riepilogo e un dettaglio: il dettaglio, per UPS, "fornisce una ripartizione completa di ogni singola spedizione, inclusi peso, zona, servizio, destinazione, spese, dettagli di riferimento e correzioni".
| Voce | Cosa contiene | Cosa guardare |
|---|---|---|
| Numero di ricerca | Il tracking della spedizione, che comincia con 1Z | È la chiave per ritrovare la spedizione e le sue scansioni |
| NR TRK | Il numero di registrazione che UPS assegna a tutte le spedizioni del manifest di un giorno | Raggruppa le spedizioni per giorno di ritiro |
| Riferimento N.1 e N.2 | I riferimenti che hai scritto in spedizione, fino a 35 caratteri | Se li compili con il numero d'ordine o del DDT, il controllo si fa per riferimento |
| Servizio e zona | Il servizio usato e la zona della destinazione | Il costo di spedizione dipende da servizio, zona e peso |
| Peso | Il peso fatturato, a volte con un simbolo | La lettera D segnala una modifica del peso volumetrico |
| Descrizione | Le voci della spedizione: Nolo, SUPPL. CARBURANTE e gli altri supplementi | Ogni voce oltre al nolo deve avere una causa |
| Base/Variabile Sconto e Spese nette | Gli importi e gli sconti applicati | La guida UPS non definisce queste colonne: confronta gli sconti con quelli del contratto |
Peso e dimensioni da audit
UPS controlla i pacchi lungo la rete: se il peso reale o quello volumetrico è superiore a quello dichiarato, "il peso e il relativo costo della spedizione verranno corretti". In fattura la correzione si vede da un simbolo accanto al peso e da righe come "Dimensioni da audit UPS" e "Peso da audit", con il supplemento carburante ricalcolato di conseguenza. Le condizioni di trasporto lo prevedono: UPS "potrà verificare il peso effettivo e/o dimensionale delle spedizioni" e fatturare su quella base.
Se le correzioni sono tante si paga anche un supplemento. Il supplemento per la correzione delle spese di spedizione si applica quando, nel periodo di fatturazione, le correzioni arrivano al 25% del fatturato netto iniziale del solo trasporto, calcolato per codice cliente; compare nella fattura successiva, e nei dati di fatturazione UPS si chiama "Correzione della spedizione".
Come si calcola il peso fatturabile
Per UPS il peso fatturabile "è il maggiore fra il peso effettivo e quello dimensionale". Il peso dimensionale si ottiene dividendo per 5.000 il volume in centimetri, con ogni misura arrotondata al centimetro intero più vicino. Nelle spedizioni con più colli si sommano i pesi fatturabili di tutti i pacchi.
Sull'arrotondamento dei chili le fonti UPS non sono allineate: la Guida alle tariffe 2026 arrotonda ogni frazione al mezzo chilo, altri documenti ufficiali al chilo intero per UPS Standard ed Expedited. Per il controllo vale la guida alle tariffe richiamata dal contratto.
Due soglie contano più delle altre: oltre 300 cm tra lunghezza e perimetro il collo è un "pacco grande", con un peso fatturabile minimo di 40 kg; oltre 70 kg reali, 274 cm di lunghezza o 400 cm tra lunghezza e perimetro scatta l'addebito per peso o dimensioni eccessivi.
I supplementi, con i nomi della fattura
In fattura i supplementi hanno descrizioni abbreviate, diverse dai nomi della guida ai servizi. Queste sono le più frequenti, con la regola UPS:
| In fattura | Nella guida UPS | Quando si applica |
|---|---|---|
| SUPPL. CARBURANTE | Supplemento carburante | Percentuale settimanale sul trasporto e su una serie di supplementi: vedi più sotto |
| Domicilio Privato | Consegna a domicilio privato | Consegna a un indirizzo residenziale, compresa un'attività condotta in casa senza ingresso aperto al pubblico |
| Suppl. area estesa - destinaz. | Area estesa | Ritiro o consegna in un'area estesa, secondo l'elenco pubblicato da UPS |
| Supplemento area remota | Area remota | Consegna o ritiro fuori dalle aree estese, in zone meno accessibili |
| Imballaggio speciale | Addebito per movimentazione aggiuntiva | Per pacco: imballo non in cartone ondulato, forma cilindrica, lato più lungo oltre 100 cm o secondo lato oltre 76 cm, peso effettivo oltre 25 kg |
| Supplemento pacco fuori misura | Sovrapprezzo per pacchi grandi | Lunghezza più perimetro oltre 300 cm, con peso fatturabile minimo di 40 kg |
| Supplemento domanda | Supplemento di Domanda | Nei periodi indicati da UPS; ora sui pacchi con movimentazione aggiuntiva e sui pacchi grandi, fino al 6 febbraio 2027 |
| Corr. Indirizzo | Correzione di indirizzo | Indirizzo sbagliato che UPS corregge nello stesso paese; addebitato al mittente per pacco |
| Fee PLD mancante | Dettagli mancanti del pacco | Peso e dimensioni non trasmessi a UPS prima del ritiro |
| Supplemento per fattura cartacea | Addebito fattura cartacea | Ogni fattura inviata su carta; si evita registrandosi al Centro di fatturazione |
Il supplemento carburante UPS si applica al trasporto e anche a consegna il sabato, aree estese e remote, domicilio privato, pacchi grandi, movimentazione aggiuntiva, peso o dimensioni eccessivi e supplementi di domanda. Dal 6 settembre 2026 al 6 febbraio 2027 c'è anche un Surge Emergency Fee: per le spedizioni nazionali in Italia si applica a ogni pacco, verso indirizzi sia residenziali sia commerciali, ed è anch'esso soggetto al supplemento carburante.
La percentuale della settimana per UPS Standard ed Express, lo storico e il calcolatore dello sconto del tuo contratto. Supplemento carburante UPS →
Dazi e IVA anticipati
Per le importazioni UPS sdogana "in nome e per conto, a spese e a rischio del mittente o del destinatario". Se nessuno sceglie chi paga, dazi e IVA sono a carico del destinatario alla consegna; con un codice cliente possono essere fatturati al mittente o a un terzo. Il mittente resta comunque responsabile in solido se destinatario o terzo non pagano.
Quando UPS anticipa dazi e imposte addebita una commissione, il supplemento per esborso di imposte, calcolato sul valore della merce e sull'importo anticipato. Si aggiungono, quando ricorrono, la preparazione della dichiarazione doganale, le voci doganali oltre la quinta, la giacenza in dogana dopo il terzo giorno lavorativo e il costo di inoltro di dazi e IVA quando chi paga non si trova nel paese di destinazione. Nei dati di fatturazione gli anticipi compaiono come "Dazio Anticipato" e "IVA Anticipata".
Centro di fatturazione e file dei dati
Il Centro di fatturazione UPS su ups.com serve a visualizzare, pagare e contestare le fatture, e a scaricarle in PDF, CSV e XML con la documentazione di spedizione; per registrarsi serve una fattura degli ultimi 45 giorni. Il file dei dati è il modo più rapido per controllare molte spedizioni: tra le colonne ci sono il peso dichiarato, il peso fatturato e il tipo di peso usato, che distingue tra peso effettivo, volumetrico e peso "esaminato" da UPS.
Nel Centro di fatturazione c'è anche lo strumento "Gestione spese in entrata", per decidere quali mittenti possono fatturare spedizioni al tuo codice cliente.
Dove guardare con più attenzione
- Righe con Peso da audit o la lettera D: confronta le dimensioni rilevate con quelle del collo spedito.
- Imballaggio speciale su colli in cartone, sotto i 25 kg e sotto i 100 cm: va capito quale criterio è stato applicato.
- Supplemento domanda, che oggi segue movimentazione aggiuntiva e pacchi grandi: se una di queste voci non è dovuta, non lo è nemmeno il supplemento di domanda.
- Domicilio Privato su indirizzi aziendali con un ingresso aperto al pubblico.
- Spedizioni fatturate a te da altri mittenti, come destinatario o terzo, senza un accordo.
- Spedizioni che compaiono settimane dopo: con la fatturazione a ciclo chiuso UPS fattura dopo cinque settimane i pacchi consegnati ma non registrati.
- Il servizio: se in spedizione non ne indichi uno, UPS fattura con UPS Express, se disponibile.
Cinque controlli prima di pagare
- Controlla le rettifiche nella prima pagina e le righe con Peso da audit: sono le prime da verificare.
- Su una decina di spedizioni rifai il peso fatturabile: il maggiore tra peso effettivo e volume diviso 5.000.
- Ricalcola il nolo di qualche spedizione dalla tariffa del contratto, per servizio, zona e peso.
- Per ogni supplemento trova la regola nella guida ai servizi e la voce nel contratto.
- Ricalcola il supplemento carburante della settimana sul trasporto e sui supplementi soggetti, con lo sconto del contratto.
Un esempio con numeri di fantasia
Una spedizione UPS Standard nazionale con un collo di 60 × 50 × 40 cm che pesa 9 kg. Il contratto (di fantasia) prevede 14,00 euro per 24 kg; il supplemento carburante della settimana, già scontato, è del 25,00%.
| Passaggio | Calcolo | Risultato |
|---|---|---|
| Peso dimensionale | 60 × 50 × 40 cm ÷ 5.000 | 24 kg |
| Peso fatturabile | il maggiore tra 9 kg e 24 kg | 24 kg |
| Nolo | tariffa del contratto per 24 kg | € 14,00 |
| SUPPL. CARBURANTE | 25,00% di € 14,00 | € 3,50 |
| Totale della spedizione | nolo più carburante | € 17,50 |
Se UPS rilevasse 65 × 50 × 40 cm il peso salirebbe a 26 kg: in fattura comparirebbero le dimensioni da audit, il nolo per 26 kg e il carburante ricalcolato. E se nel periodo le correzioni arrivassero a un quarto del fatturato iniziale, si aggiungerebbe il supplemento per la correzione delle spese di spedizione.
Pagare e contestare
Le condizioni di trasporto fissano il pagamento entro 7 giorni dal ricevimento della fattura, salvo una scadenza diversa concordata per iscritto; la scadenza effettiva è scritta sulla fattura. In caso di ritardo UPS può addebitare interessi e un costo amministrativo fino a 40 euro per fattura. Come causale UPS chiede codice cliente e numero di fattura.
Per contestare un addebito la strada indicata da UPS è il Centro di fatturazione, alla voce "Centro assistenza"; per le domande sulla fatturazione ci sono anche l'indirizzo itfcr@ups.com e il numero 02 30 30 30 39. Il termine è di 90 giorni dalla data della fattura, per iscritto: oltre, la fattura si considera accettata. Le note di credito ottenute si possono applicare ai pagamenti successivi.
Per il resto i termini sono più brevi: la garanzia di rimborso per ritardo va chiesta entro 15 giorni di calendario dalla consegna programmata, e un contrassegno non ricevuto va segnalato per iscritto entro 45 giorni dalla consegna.
Con UPS il tempo conta: 90 giorni per chiedere la rettifica. Parti dalle righe con Peso da audit e dai supplementi di movimentazione: sono le voci che spostano di più il totale.