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Il Titolare del trattamento è MAD.AI S.R.L., Via degli Olmi 5, 26100 Cremona (CR), Italia — C.F./P.IVA 01794810190, REA CR-202074, PEC madai@pec.madai.srl (brand MyCheckFatture). Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile scrivere a info@madai.srl.

Per i dati personali eventualmente contenuti nei documenti caricati dal Cliente (fatture, contratti, listini), MAD.AI agisce come Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR per conto del Cliente, che ne resta Titolare, secondo il DPA (Allegato C al contratto).

Per chi sottoscrive o utilizza il servizio raccogliamo esclusivamente i dati necessari all'erogazione:

• Dati di contatto e aziendali (ragione sociale, P.IVA, referente, email, telefono, indirizzo, SDI/PEC).
• Documenti contrattuali e fiscali caricati per la verifica (fatture, contratti tariffari, listini).
• Dati di account e autenticazione dell'area riservata.
• Dati di navigazione tecnica (IP, browser, pagina) tramite cookie tecnici essenziali.

Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR); adempimenti fiscali e contabili (obbligo di legge, art. 6.1.c GDPR); comunicazioni di servizio (interesse legittimo, art. 6.1.f GDPR).

Possiamo inviare comunicazioni commerciali B2B a figure professionali di aziende potenzialmente interessate al servizio. In questo caso trattiamo:

• Nome e cognome, ruolo aziendale (es. CFO, Direttore Acquisti), denominazione e settore dell'azienda.
• Email professionale aziendale (escludiamo indirizzi personali tipo @gmail, @libero, ecc.).
• Metadati di apertura/clic delle comunicazioni, a fini statistici aggregati.

Fonti: esclusivamente fonti pubblicamente accessibili (es. LinkedIn, siti aziendali, registri camerali, banche dati professionali consultabili), inclusa la costruzione dell'email secondo i pattern standard nome.cognome@dominioazienda.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare al marketing diretto B2B (art. 6.1.f GDPR e Considerando 47), a seguito di valutazione di bilanciamento documentata (LIA). Trattiamo solo dati professionali, attinenti al ruolo del destinatario, senza categorie particolari (art. 9) e senza decisioni automatizzate (art. 22). In quanto raccolti da fonti pubbliche, questa informativa assolve anche all'obbligo di cui all'art. 14 GDPR.

Opposizione: ogni comunicazione contiene un link di disiscrizione (opt-out) immediato; in alternativa puoi opporti scrivendo a info@madai.srl. All'opt-out i dati sono cancellati senza ritardo.

La verifica delle fatture è eseguita da un motore deterministico proprietario (ricalcolo esatto voce per voce), non da modelli probabilistici. Per trascrivere le tariffe di alcuni listini ci avvaliamo di un servizio di lettura documentale di Google LLC, indicato al punto 6: riguarda solo i listini, mai le fatture, e ogni trascrizione è verificata da un analista.

I dati e i documenti dei clienti e dei potenziali clienti NON sono mai utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale, né del Titolare né di terzi, e non sono aggregati, ceduti o rivenduti.

Ci avvaliamo dei seguenti fornitori, nominati Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR:

• Hetzner Online GmbH (Germania) — hosting infrastruttura
• Supabase Inc. (region EU) — database, autenticazione, storage documenti
• Google LLC — lettura dei listini per trascriverne le tariffe, mai le fatture (i documenti non sono usati per migliorare i servizi di Google)
• Stripe Payments Europe — gestione pagamenti (i dati della carta sono trattati da Stripe, non da noi)
• Mailjet (Sinch) — invio email transazionali e di marketing

L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta.

Con il consenso dato nel banner dei cookie, e solo per quanto accettato, il sito usa inoltre Google Analytics 4 per le statistiche delle visite, servizio di Google Ireland Limited. Il dettaglio è nella Cookie Policy.

Clienti: i documenti sono conservati per la durata del contratto e sono cancellati o restituiti, su scelta del Cliente, entro 30 giorni dalla cessazione, salvo obblighi di legge che impongano periodi superiori (es. obblighi fiscali), coerentemente con il DPA (Allegato C).

Potenziali clienti (marketing): i dati sono conservati al massimo 24 mesi dall'ultima interazione, poi cancellati o anonimizzati; in caso di opt-out, cancellati senza ritardo.

Iscritti agli avvisi sul supplemento carburante: richieste non confermate cancellate dopo 7 giorni; dopo la disiscrizione, prova del consenso e della revoca conservata 24 mesi, poi cancellata.

Il trattamento principale avviene in Unione Europea. I dati ospitati su Supabase risiedono in region UE; nella misura in cui alcuni fornitori sono entità con sede extra-UE (es. Google LLC, Stripe, Supabase Inc.), gli eventuali trasferimenti avvengono in base a Standard Contractual Clauses (SCC) approvate dalla Commissione Europea.

Per Google Analytics, eventuali trasferimenti verso Google LLC (Stati Uniti) avvengono sulla base del Data Privacy Framework UE-USA, al quale Google LLC aderisce.

Hai diritto di accedere, rettificare, cancellare i tuoi dati, limitare o opporti al trattamento (incluso il marketing), e ricevere i dati in formato portabile (artt. 15-22 GDPR). Dove il trattamento si basa sul consenso, come per gli avvisi sul supplemento carburante, puoi revocarlo in qualsiasi momento. Per esercitare tali diritti scrivi a info@madai.srl. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante Privacy (www.garanteprivacy.it).

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