Come leggere e controllare la fattura Poste Delivery Business

Dove sta il dettaglio delle spedizioni

La fattura elettronica passa dal Sistema di Interscambio; nell'Area Personale business di poste.it la sezione "Gestione Fatture" permette di visualizzarla, scaricarla e pagarla. Per capire cosa è stato fatturato Poste indica due sezioni della fattura: "Informazioni al Cliente" e "Descrizione prodotto/servizio".

Il dettaglio spedizione per spedizione è altrove. Per le spedizioni nazionali è sul portale MyPosteDeliveryBusiness, dove secondo Poste "gli allegati di fatturazione sono presenti sul sito per i 6 mesi antecedenti l'emissione fattura"; per le internazionali il dettaglio "è indicato in fattura". Nell'area Amministrazione del portale si scaricano anche report consumi, copie delle fatture, bonifici e rimesse dei contrassegni. Conviene scaricare gli allegati ogni mese: sul portale non restano per sempre.

Le fatture arrivano dopo il servizio: in generale Poste le emette "con uno scostamento di circa un mese e 15 giorni dall'erogazione del servizio". È un dettaglio che conta per i reclami, come vediamo più sotto.

I riferimenti da tenere a portata di mano

• Il conto contrattuale, da indicare "sempre" nelle richieste amministrative.
• Il codice contrattuale stampato sulle lettere di vettura, che serve anche "al fine della corretta fatturazione delle spedizioni": una lettera di vettura con un codice diverso rischia di finire su un altro contratto.
• Il numero della lettera di vettura, che è il riferimento per reclami e note di credito.
• I centri di costo, definiti a livello di contratto, se li usi per ripartire i costi.

I supplementi nazionali

Per i contratti con fatturazione a consuntivo le schede prodotto di Poste Delivery Business Standard ed Express prevedono una serie di supplementi. Questi i principali, con la regola ufficiale:

Fuori dimensione, fuori sagoma e non sovrapponibile sono le tre maggiorazioni legate all'allestimento: Poste scrive che "possono essere applicate contemporaneamente alla stessa spedizione", e nel calcolo delle misure conta anche l'imballo.

Cosa è già compreso nel prezzo

Alcune voci non dovrebbero comparire come costo, salvo accordi diversi nel contratto:

• il ritiro a domicilio prenotato dal portale, "compreso nel prezzo";
• i due tentativi di consegna al domicilio del destinatario;
• la giacenza, che per Poste "dura 7 giorni lavorativi ed è gratuita": si paga il dossier di giacenza, non la sosta;
• l'attestazione di consegna digitale per le consegne a domicilio e le notifiche Smart Alert via e-mail;
• i servizi Time Definite quando la spedizione supera i limiti del servizio: Poste scrive che in quel caso "la tariffa del servizio accessorio non verrà fatturata".

Servizi accessori: le regole che contano in fattura

• Contrassegno: il diritto è dovuto "a prescindere dal buon esito della spedizione", anche se il destinatario rifiuta; oltre 516,46 euro si aggiunge una percentuale sull'eccedenza.
• Boxless: il prezzo si applica anche se l'imballo fornito non viene usato.
• Attestazione di consegna con foto e Smart Alert via SMS: sono a pagamento, secondo il contratto.
• Time Definite, solo Express: con più di 15 minuti di ritardo si ha diritto alla restituzione della tariffa dell'accessorio, da chiedere entro 15 giorni dalla consegna, a pena di decadenza.
• Copertura Full e Copertura Basic sono i nomi delle coperture dei rischi di trasporto: Poste non usa la parola assicurazione.

Come si calcola il peso

Per le spedizioni nazionali Poste considera "sia il peso reale che quello volumetrico", e il peso volumetrico è "il prodotto delle 3 dimensioni del pacco diviso per 3.333", con le misure in centimetri: circa 300 kg per metro cubo. Oltre i 100 kg il prezzo è "per quintale indivisibile".

Per l'estero le regole cambiano con il servizio: International Plus fattura a peso reale le spedizioni monocollo fino a 30 kg; International Express ha limiti di peso tassabile per tipo di imballo e, per le spedizioni multicollo oltre 70 kg, arrotonda il peso totale al kg superiore. Il divisore volumetrico per l'estero non è pubblicato: va cercato nell'allegato prezzi del contratto.

Pesi e misure rilevati da Poste

Le condizioni generali danno a Poste la facoltà di "pesare e misurare la spedizione con mezzi automatizzati e certificati - anche in assenza del Cliente stesso" e di fatturare gli esuberi. La fatturazione degli esuberi "potrà avvenire anche successivamente alla esecuzione dell'incarico": un addebito per peso o misure può arrivare in una fattura successiva a quella della spedizione. Per l'estero le eccedenze si pagano anche se la spedizione è già stata consegnata.

Per controllarli servono le misure di partenza. Chi ha il contratto prepagato può verificare sul portale gli addebiti "riferiti a difformità tra il peso/dimensioni dichiarati sulla Lettera di Vettura e quanto rilevato nei sistemi di smistamento".

Il supplemento carburante

Per le spedizioni nazionali il supplemento carburante si applica ai contratti a consuntivo, con una percentuale mensile pubblicata da Poste "al netto delle eccezioni definite", che però non sono elencate. Per l'estero cambia con il servizio: per International Plus è incluso nel prezzo, per International Standard si applica al postpagato secondo la configurazione scelta, per International Express segue il prezzo del carburante avio e l'importo è riportato in fattura.

La percentuale del mese, lo storico e il calcolatore dello sconto del tuo contratto. Supplemento carburante Poste Delivery Business →

Adeguamento ISTAT e variazioni di prezzo

Trascorsi almeno 12 mesi dall'attivazione Poste può adeguare i prezzi all'indice NIC dei prezzi al consumo: l'adeguamento è "non retroattivo e applicato nel solo caso di valore positivo della variazione", calcolato sulla media dei 12 mesi dell'anno precedente. Le altre modifiche, prezzi compresi, vanno comunicate con almeno 30 giorni di preavviso e si intendono accettate se non si recede entro 30 giorni. Se un prezzo in fattura cambia, cerca la comunicazione che lo annunciava.

Dove guardare con più attenzione

• Supplemento SCS e località disagiate sulla stessa spedizione: nelle tre regioni il secondo esclude il primo.
• Fuori sagoma o non sovrapponibile addebitati più volte sulla stessa spedizione multicollo.
• Fuori dimensione su spedizioni che hai portato o ritirato tu in filiale.
• Ritiro, giacenza o attestazione di consegna digitale addebitati, quando sono compresi nel prezzo.
• Time Definite fatturato su spedizioni oltre i limiti del servizio, o consegnate in ritardo.
• Esuberi di peso o misure arrivati in una fattura successiva, senza il dettaglio della rilevazione.
• Supplemento carburante su servizi per cui non è previsto, come International Plus.

Cinque controlli prima di pagare

1. Scarica dal portale gli allegati di fatturazione del periodo e verifica che il numero di spedizioni torni con le tue.
2. Controlla che conto contrattuale e tariffe siano quelli del contratto firmato.
3. Su una decina di spedizioni rifai il peso con il divisore 3.333 e la regola del contratto tra peso reale e volumetrico.
4. Per ogni supplemento verifica la regola: CAP nell'elenco giusto, una sola volta per spedizione dove previsto, nessun addebito per voci comprese nel prezzo.
5. Ricalcola il supplemento carburante del mese e controlla che non compaia dove non si applica.

Un esempio con numeri di fantasia

Una spedizione nazionale verso la Sardegna con un collo di 60 × 40 × 40 cm che pesa 8 kg. Il contratto (di fantasia) fattura il maggiore tra peso reale e volumetrico, con 11,50 euro per lo scaglione 20-30 kg, 2,00 euro di supplemento SCS e un supplemento carburante del 16,00% sulla tariffa base.

Con un collo di 40 × 30 × 30 cm il volumetrico sarebbe 10,8 kg e la spedizione scenderebbe nello scaglione 10-20 kg: sulle misure si gioca buona parte della fattura.

Contestare un addebito e presentare un reclamo

Per un addebito sbagliato si chiede una nota di credito, che Poste emette "esclusivamente" per errori su quantità di invii, servizi accessori, IVA o tariffe applicate. La richiesta si fa dal modulo "Scrivici" su business.poste.it, scegliendo il tipo di prodotto "Fatturazione Amministrativa" e indicando numero e data della fattura; per tariffe diverse da quelle del contratto Poste rimanda al referente commerciale. Un termine per contestare la fattura non è pubblicato: meglio non aspettare.

I reclami sul servizio hanno termini brevi: 20 giorni solari dal ritiro per le spedizioni nazionali, 60 giorni dalla spedizione per le internazionali, via PEC a reclamibusiness@postecert.it o con raccomandata. Poiché la fattura arriva circa un mese e mezzo dopo, per il mancato servizio Poste chiede di presentare il reclamo "entro i termini previsti anche qualora non disponga ancora della fattura": i disservizi vanno segnalati quando succedono, non quando arriva la fattura.

Con Poste la fattura è l'ultimo passo: il dettaglio nazionale sta negli allegati del portale, che Poste tiene online per sei mesi. Scaricarli ogni mese è il primo controllo.