Chi emette la fattura
Il contratto si firma con la sede GLS di competenza, e le condizioni concordate per iscritto con la sede prevalgono su quelle generali. Nelle fatture che abbiamo visto l'emittente è la società che gestisce la sede, con indirizzo e contatti della sede in testa al documento: è con lei che si verificano tariffe e addebiti, ed è a lei che vanno i reclami.
Due documenti: la fattura e il dettaglio delle spedizioni
La fattura GLS arriva in due parti. Il documento fiscale riporta in testa codice cliente, condizioni di pagamento e i riferimenti di contratto e listino applicati, poi i totali giorno per giorno: spedizioni, nolo, diritti, assicurazioni, varie e anticipate. Il dettaglio riporta una riga per ogni spedizione, con il totale di ogni giorno e, in fondo, i riepiloghi. Il primo controllo è semplice: contratto e listino indicati devono essere quelli che hai firmato.
Per le aziende italiane vale la fattura elettronica: sul PDF GLS scrive che il documento "è messo a Sua disposizione dal SdI nell'area riservata del sito web dell'Agenzia delle Entrate". Le fatture si consultano anche nell'area riservata del sito GLS, alla voce "Documenti e Fatture", a cui si accede con numero di contratto, password e sigla della sede.
Le colonne del dettaglio
Ogni spedizione occupa una riga; ogni giorno si chiude con una riga di totale. Da sinistra a destra:
| Colonna | Cosa contiene | Cosa guardare |
|---|---|---|
| Data | Il giorno della spedizione | Decide il mese del supplemento carburante |
| N. Sp. | Il numero della spedizione | È quello da cercare nel tracking GLS |
| BDA | Un riferimento della spedizione: nelle fatture che abbiamo visto, il numero del documento di trasporto del mittente | È il ponte con i tuoi DDT |
| Destinatario/Mittente | Chi riceve; se la riga comincia con "da", chi ha spedito | Le righe con "da" sono spedizioni fatturate a te anche se non le hai spedite tu: devono corrispondere ad accordi con i fornitori, per esempio il porto assegnato |
| Col | Il numero di colli | Confrontalo con il tuo DDT |
| Peso e Pes/Vol | Il peso reale e il peso calcolato sul volume | La tariffa si applica al maggiore dei due, con il rapporto peso/volume del contratto |
| Nolo | Il trasporto, compresi i supplementi segnati con una lettera | Si rifà dal listino; i supplementi compresi nel nolo sono elencati in fondo |
| Dir. Fis., Dir. Ass. e Assic. | Diritti e assicurazione | Devono avere una voce nel contratto; l'assicurazione integrativa solo se l'hai chiesta |
| Varie | Altri addebiti della spedizione, per esempio le giacenze | Ogni addebito deve avere un evento, come una mancata consegna |
| Antic. | Gli importi anticipati | La fattura non dettaglia la voce: chiedi a cosa si riferisce se non ti torna |
| Supplementi | Una o più lettere | Rimandano al riepilogo dei supplementi in fondo al dettaglio |
I supplementi: le lettere e il riepilogo in fondo
Alla fine del dettaglio, dopo i totali, c'è un riepilogo con il numero di spedizioni soggette a ciascun supplemento e l'importo totale, accompagnato dalla dicitura "compreso nel nolo": questi supplementi non hanno una colonna propria, sono già dentro il nolo di ogni riga. Nelle fatture GLS che abbiamo visto compaiono questi, con la lettera usata nella colonna Supplementi:
| Supplemento | Lettera | Cosa controllare |
|---|---|---|
| Bollettazione Manuale | R | Che il contratto lo preveda e a quali spedizioni si applica |
| Adeg. Autostrade e Traghetti | T | Che il contratto lo preveda, con l'importo o la percentuale |
| Oversized | I | Le misure dei colli a cui è applicato |
| Contributo Climate Protect | nessuna | Che il contratto lo preveda e con quale importo |
| Safety & Energy Surcharge | nessuna | Che il contratto lo preveda e con quale importo |
GLS non pubblica una definizione di queste voci. Nel listino indicativo sul sito compaiono solo le maggiorazioni per Sicilia e Sardegna, isole minori, consegna fuori capoluogo e il diritto di fatturazione, senza spiegare quando si applicano. Per ogni supplemento, quindi, nel contratto devono esserci l'importo o la regola di calcolo.
L'adeguamento ISTAT
Sotto i supplementi c'è l'adeguamento ISTAT, "calcolato sul costo del trasporto", diviso tra anno in corso e anni precedenti, e poi il "Totale nolo generale incluso adeguamento ISTAT". È una voce contrattuale: verifica che il contratto preveda l'adeguamento e con quale percentuale, e che in fattura ci sia quella dell'anno giusto.
Il supplemento carburante del mese
Il Fuel Surcharge è l'ultima voce del dettaglio: il periodo, nelle fatture che abbiamo visto il mese, il totale dei noli, la percentuale ("Imp. % Camionistico" per le spedizioni su strada) e l'importo. La percentuale si applica al totale dei noli già comprensivo dei supplementi e dell'adeguamento ISTAT. GLS Italy non pubblica la percentuale su una pagina pubblica: percentuale e regola di calcolo vanno cercate nel contratto con la sede.
I controlli sono due: la percentuale deve essere quella prevista per quel mese, e la base quella pattuita. Se il contratto dice che il fuel si calcola sul solo trasporto, la base non deve comprendere supplementi e ISTAT.
Perché GLS non pubblica la percentuale del carburante e come verificarla in fattura. Supplemento carburante GLS →
Come si calcola il peso tassato
Le condizioni generali di trasporto GLS dicono che le merci voluminose che non raggiungono il rapporto di 300 kg per metro cubo "verranno tassate secondo tale rapporto", salvo accordi specifici. Il rapporto quindi può cambiare da contratto a contratto: sull'etichetta di ogni collo c'è il campo "rapporto peso/volume cliente".
Le stesse condizioni precisano che la lettera di vettura "non costituisce prova contro la società circa lo stato, il volume, il peso e la tipologia della merce", che GLS può verificare le indicazioni del mittente "anche per merce già accettata o consegnata" e che il mittente rimborsa le maggiori spese dovute a indicazioni errate. Se peso o volume in fattura sono più alti di quelli che hai dichiarato, chiedi la rilevazione.
Servizi accessori, giacenze e consegne al piano
I servizi accessori GLS hanno nomi in inglese, come CODService (contrassegno), AdditionalInsuranceService (assicurazione integrativa), SaturdayExpressService (consegna al sabato) o Express12Service (consegna entro le 12); gli eventuali costi sono nel contratto. Tre regole delle condizioni generali aiutano a leggere la colonna Varie:
- le consegne si intendono al piano terra: quelle ai piani superiori sono "prestazioni accessorie e supplementari", da concordare e tassare a parte;
- la giacenza si paga "dietro compenso da concordarsi in sede di condizioni tariffarie";
- le riconsegne "saranno gravate di tutte le spese relative in quanto equiparate a nuova spedizione".
Dove guardare con più attenzione
- Righe che cominciano con "da": spedizioni ricevute e fatturate a te, che devono corrispondere ad accordi con il mittente.
- Supplementi compresi nel nolo applicati a molte o a tutte le spedizioni senza una voce nel contratto.
- Pes/Vol molto sopra il peso reale su colli piccoli, o un rapporto peso/volume diverso da quello del contratto.
- Giacenze senza una mancata consegna registrata nel tracking.
- Fuel con una percentuale o una base diverse da quelle del contratto.
- Adeguamento ISTAT con una percentuale diversa da quella prevista.
Cinque controlli prima di pagare
- Verifica che contratto e listino indicati nel documento fiscale siano quelli che hai firmato con la sede.
- Controlla le righe con "da": ogni spedizione ricevuta e fatturata a te deve avere un accordo alle spalle.
- Su una decina di righe confronta peso, peso/volume e nolo con il listino e con il rapporto peso/volume del contratto.
- Per ogni supplemento del riepilogo in fondo, trova la voce nel contratto e rifai il conto.
- Ricalcola il fuel del mese: la percentuale del contratto sulla base pattuita.
Un esempio con numeri di fantasia
Un mese con 1.000,00 euro di noli, compresi i supplementi segnati con una lettera e l'adeguamento ISTAT, e un fuel del 12,00% sul totale dei noli.
| Passaggio | Calcolo | Risultato |
|---|---|---|
| Totale nolo generale | trasporto, supplementi compresi nel nolo e ISTAT | € 1.000,00 |
| Fuel Surcharge | 12,00% di € 1.000,00 | € 120,00 |
| Totale trasporti del mese | noli più fuel | € 1.120,00 |
Se tra i supplementi compresi nel nolo ci fossero 50,00 euro non previsti dal contratto, l'errore non sarebbe di 50 euro ma di 56: il fuel calcolato sul totale dei noli si porta dietro anche la parte non dovuta.
Pagamento, compensazioni e reclami
Il termine di pagamento è quello concordato ed è stampato nel documento fiscale. Le condizioni generali prevedono interessi di mora dal giorno dopo la scadenza e stabiliscono che il cliente rinuncia a compensare i propri crediti con quanto deve alla società GLS, mentre la società può compensare i suoi crediti "con le somme incassate a titolo di contrassegno": se spedisci in contrassegno, controlla i versamenti anche per questo.
Per i reclami la Carta dei servizi di GLS, nella versione del 31 maggio 2026, indica per i clienti con contratto la società della sede, entro 90 giorni dalla data della spedizione, con risposta entro 45 giorni. Una procedura specifica per contestare gli importi di una fattura non è pubblicata: scrivi alla sede prima della scadenza, riga per riga, con numero di spedizione e riferimento al contratto.
La fattura GLS si capisce dal fondo: il riepilogo dei supplementi dice cosa è già dentro il nolo, e il fuel del mese dice su quale totale è stato calcolato. Da lì si torna alle righe.