Due parti: il riepilogo e l'allegato
DHL descrive la fattura con "una pagina iniziale di sintesi (contenente gli importi totali di costo del trasporto, costi supplementari e sconti) e una pagina di dettaglio conclusiva riguardante tutte le spedizioni fatturate". Ogni fattura riguarda un solo codice cliente, che DHL chiama anche codice di abbonamento: se l'azienda ha più codici, riceve fatture separate.
Per le aziende italiane fa fede la fattura elettronica trasmessa al Sistema di Interscambio: sul PDF c'è scritto che il formato cartaceo "ha valore solo per i clienti esteri e altri soggetti indicati nella normativa". Il PDF resta la copia più comoda da leggere, e DHL lo mette a disposizione nel portale MyBill.
La pagina di riepilogo
In testa ci sono numero e data del documento, codice cliente DHL, partita IVA e il codice destinatario della fattura elettronica. Sotto, una tabella con una riga per tipo di servizio:
| Colonna | Cosa contiene | Cosa guardare |
|---|---|---|
| Tipo di Servizio | Il prodotto, per esempio Express Worldwide o Economy Select | Deve essere quello che usi e che hai scelto in spedizione |
| Numero Spedizioni e Numero Pezzi | Quante lettere di vettura e quanti colli | Confrontali con le spedizioni del periodo |
| Totale Peso | La somma dei pesi fatturati | È il peso tassabile, non quello reale |
| Costo Spedizione | Il trasporto, già al netto degli sconti del contratto | Si rifà dal listino del contratto |
| Costi Supplementari | La somma dei supplementi | Il dettaglio è nel riquadro subito sotto |
| IVA e Totale | L'imposta, dove dovuta, e il totale del servizio | I codici IVA sono spiegati nel riquadro Riepilogo IVA |
Sotto la tabella ci sono il "Riepilogo Costi Supplementari", con il totale di ogni supplemento, il "Riepilogo IVA" e, in fondo, la data di scadenza e la modalità di pagamento. Il riepilogo dei supplementi è il punto da cui partire: dice subito quali voci si aggiungono al trasporto e quanto pesano sul totale.
L'allegato: una riga per ogni lettera di vettura
Nell'allegato DHL riepiloga "tutte le spedizioni che sono state contabilizzate all'interno della Fattura", raggruppate per tipo di servizio con un subtotale. Le colonne:
| Colonna | Cosa contiene | Cosa guardare |
|---|---|---|
| Numero Lettera di Vettura | Il numero della spedizione, 10 cifre | Serve a ritrovare la spedizione nel tracking e nei tuoi documenti |
| Shipper reference | Il riferimento che hai scritto in spedizione | Se lo compili sempre, per esempio con il numero d'ordine, il controllo è molto più rapido |
| Data Spedizione | Il giorno della spedizione | Serve a trovare il supplemento carburante della settimana e i supplementi a periodo, come il Demand surcharge |
| Mittente e Destinatario | Città, azienda e indirizzo | Paese e CAP del destinatario decidono zona e supplementi di località |
| Tipo di Servizio | Il prodotto usato per quella spedizione | Un prodotto diverso da quello richiesto cambia la tariffa |
| Peso (Kg) | Il peso fatturato, seguito da una lettera | La lettera dice da dove viene il peso: vedi sotto |
| Numero Pezzi | I colli | Alcuni supplementi si pagano a collo |
| Costo Spedizione | Il trasporto della singola spedizione | Si rifà dal listino per zona e peso |
| Descrizione e Importo Costi Supplementari | Una riga per ogni supplemento della spedizione | Ogni voce deve avere una causa nella spedizione o nel contratto |
| Codice IVA e Totale | Il codice del riepilogo IVA e il totale di ogni voce | Sommando le voci hai il costo della spedizione |
La lettera accanto al peso
Accanto a ogni peso c'è una lettera, spiegata nella legenda stampata sulla fattura:
| Lettera | Dicitura in legenda | Cosa vuol dire |
|---|---|---|
| A | Peso Dichiarato Cliente | Il peso che hai dichiarato |
| V | Peso Volumetrico Cliente | Il peso volumetrico calcolato sulle misure che hai dichiarato |
| B | Peso DHL Ripesato | Il peso rilevato da DHL |
| W | Peso DHL Volumetrico | Il peso volumetrico calcolato sulle misure rilevate da DHL |
| M | Misto | La legenda non aggiunge altro |
Le righe con B o W hanno un peso rilevato da DHL al posto di quello dichiarato: sono le prime da guardare quando il totale dei pesi sale. DHL spiega che il peso dichiarato "viene verificato in filiale al momento dell'arrivo della merce e dei documenti", con bilance soggette a taratura annuale, e le condizioni di trasporto prevedono che ogni collo possa essere "ripesato e/o rimisurato". La rettifica è prevista: va controllato che corrisponda al collo spedito.
Come si calcola il peso tassabile
Per le condizioni di trasporto DHL il costo è calcolato "in base al valore più alto tra il peso effettivo e quello volumetrico di ciascun collo". Il peso volumetrico si ottiene moltiplicando lunghezza, larghezza e altezza in centimetri e dividendo per 5.000, collo per collo. L'esempio di DHL: un collo di 30 × 40 × 50 cm che pesa 5 kg paga la tariffa di 12 kg.
Poi c'è l'arrotondamento, che cambia con il prodotto. Secondo la Guida ai servizi e alle tariffe 2026, per Express Worldwide le tariffe sono arrotondate per eccesso al mezzo chilo fino a 30 kg e al chilo oltre; per Economy Select al chilo fino a 70 kg e a 5 kg oltre. Pochi centimetri in più sulle misure rilevate possono spostare la spedizione allo scaglione successivo.
I supplementi, con i nomi della fattura
DHL precisa che i supplementi "si applicano in aggiunta alle tariffe" e sono cumulabili tra loro. Nelle fatture che abbiamo visto hanno lo stesso nome della pagina ufficiale dei supplementi, scritto in maiuscolo. Questi sono i più frequenti, con la regola in vigore dal 1° gennaio 2026:
| Voce | Quando si applica, secondo DHL |
|---|---|
| Supplemento carburante | Una percentuale aggiornata ogni settimana, sul trasporto e su una serie di supplementi: vedi più sotto |
| Demand surcharge | Nei periodi di alta domanda decisi da DHL, in euro per kg di peso tassabile secondo origine e destinazione; si applica anche il supplemento carburante. Il periodo annunciato per l'internazionale va dal 1° ottobre 2026 al 5 febbraio 2027 |
| Consegna aree remote e Ritiro aree remote | Consegne, o ritiri di importazioni, in località difficili da servire; DHL pubblica l'elenco dei CAP in un file scaricabile |
| Collo extra misura (peso) | Ogni collo, pallet compresi, con peso tassabile superiore a 70 kg |
| Collo extra misura (dimensione) | Ogni collo con il lato più lungo oltre 100 cm o il secondo lato oltre 80 cm, se non ha già il supplemento per il peso |
| Non-Conveyable Piece | Colli non adatti ai nastri: peso reale tra 25 e 70 kg, imballo non in cartone ondulato, forma rotonda, ruote o maniglie e gli altri casi elencati da DHL; non si somma al collo extra misura |
| Pallet non sovrapponibile | Ogni pallet che non si può sovrapporre, per richiesta del mittente o per forma, contenuto o imballo; non si applica sotto i 25 kg |
| Correzione indirizzo | Indirizzo di destinazione incompleto, non aggiornato o errato: DHL cerca quello corretto e addebita un importo fisso per spedizione |
| Data Entry | Lettera di vettura compilata male o non prodotta elettronicamente, che DHL deve inserire a mano |
| Elevated Risk e Restricted Destination | Spedizioni da o verso paesi ad alto rischio o soggetti a restrizioni commerciali, secondo gli elenchi di DHL |
| GoGreen Plus - Carbon Reduced | Servizio opzionale a pagamento, per spedizione |
Il supplemento carburante non si ferma al trasporto: DHL lo applica anche a una serie di supplementi, tra cui aree remote, collo extra misura, Non-Conveyable Piece, pallet non sovrapponibile e Demand surcharge. Per ricalcolarlo, la base è il trasporto più queste voci, con lo sconto del contratto se c'è.
Percentuale della settimana per i servizi Time Definite e Day Definite, storico e calcolatore con lo sconto del tuo contratto. Supplemento carburante DHL Express →
La fattura degli oneri doganali
Per le importazioni arriva una fattura a parte, quella degli oneri doganali: dazi, IVA all'importazione e le spese di DHL per anticiparli. Di norma la paga chi riceve: per DHL "l'importatore di una spedizione è tenuto a pagare gli oneri doganali, a meno che, in sede di stipulazione del contratto, mittente e destinatario abbiano convenuto accordi diversi", per esempio con il servizio Duty Tax Paid, che li fattura al mittente.
Per anticipare dazi e tasse DHL addebita un supplemento, che la Guida ai servizi chiama Duty Tax Processing: secondo la Carta dei servizi è "un extra fisso o variabile con una percentuale calcolata sul totale degli oneri doganali anticipati". Se la merce resta ferma possono aggiungersi altre voci, come il magazzinaggio doganale, che decorre "a partire da tre giorni dopo la data di arrivo della merce".
Il dazio si calcola sul prezzo della merce più il nolo estero, l'IVA all'importazione su prezzo, noli e dazio. Per controllare la fattura degli oneri confronta dazio e IVA con il prospetto doganale, che è tra i documenti d'importazione, e la commissione di anticipo con il contratto.
MyBill: fatture, dettaglio in Excel e contestazioni
MyBill è il portale di fatturazione di DHL Express: serve un codice cliente attivo e la registrazione su mybill.dhl.com. Da lì si scaricano le fatture in PDF, XML e CSV, i dati di fatture e spedizioni in Excel e i documenti collegati, come copia della lettera di vettura, fattura commerciale e prova di consegna; l'archivio copre 12 mesi. Per controllare molte spedizioni conviene lavorare sul file Excel o CSV, non sul PDF.
Dove guardare con più attenzione
- Righe con peso B o W molto sopra il peso dichiarato, soprattutto su colli piccoli.
- Collo extra misura (peso): la soglia dei 70 kg è sul peso tassabile, quindi può scattare anche per colli leggeri ma voluminosi. Controlla le misure rilevate.
- Non-Conveyable Piece e collo extra misura sullo stesso collo: DHL scrive che non si sommano.
- Pallet non sovrapponibile su pallet sotto i 25 kg, dove DHL scrive che non si applica.
- Correzione indirizzo quando l'indirizzo che hai fornito era completo e corretto.
- Consegna aree remote su un CAP che non è nell'elenco pubblicato da DHL.
- Supplemento carburante con una percentuale diversa da quella della settimana, o applicato a voci che DHL non elenca tra quelle soggette.
- Servizi opzionali a pagamento, come GoGreen Plus, che non risultano richiesti o previsti dal contratto.
Cinque controlli prima di pagare
- Verifica che la fattura sia intestata al codice cliente giusto e che i servizi del riepilogo siano quelli che usi.
- Nel riepilogo dei costi supplementari, individua le voci che non ti aspetti e trovale nell'allegato.
- Su una decina di righe con peso B o W, rifai il volumetrico dalle misure dei colli e confrontalo con il peso fatturato.
- Ricalcola il costo di spedizione di qualche riga dal listino del contratto, per zona e peso arrotondato.
- Ricalcola il supplemento carburante della settimana sulla base giusta: trasporto più supplementi soggetti, con lo sconto del contratto.
Un esempio con numeri di fantasia
Una spedizione Express Worldwide con un collo di 50 × 40 × 30 cm che pesa 7,2 kg, spedita in un periodo di Demand surcharge. Il contratto (di fantasia) prevede 48,00 euro per 12 kg e un Demand surcharge di 0,30 euro al kg; il supplemento carburante della settimana, già scontato, è del 30,00%.
| Passaggio | Calcolo | Risultato |
|---|---|---|
| Peso volumetrico | 50 × 40 × 30 cm ÷ 5.000 | 12 kg |
| Peso tassabile | il maggiore tra 7,2 kg e 12 kg | 12 kg |
| Costo spedizione | listino per 12 kg | € 48,00 |
| Demand surcharge | € 0,30 × 12 kg | € 3,60 |
| Supplemento carburante | 30,00% di (€ 48,00 + € 3,60) | € 15,48 |
| Totale della spedizione | trasporto più supplementi | € 67,08 |
Se DHL rilevasse 60 × 40 × 30 cm, il volumetrico salirebbe a 14,4 kg, arrotondato a 14,5: cambierebbero il costo di spedizione, il Demand surcharge calcolato a chilo e il carburante applicato a entrambi. È il motivo per cui le righe B e W vanno guardate per prime.
Contestare: come e entro quando
In MyBill si apre una contestazione "su una fattura aperta", scegliendo la motivazione da un menu. Se ne può registrare una sola per fattura: se serve, la si aggiorna. MyBill accetta solo contestazioni amministrative sul costo di trasporto; per il resto DHL rimanda al Servizio Clienti, e per le questioni di fatturazione c'è anche il modulo "Supporto Amministrativo" sul sito MyDHL+.
Le fonti DHL che abbiamo consultato non fissano un termine per contestare una fattura: la scadenza di pagamento è stampata in fattura e dipende dal contratto. La Carta dei servizi prevede 30 giorni dall'affidamento della spedizione per i reclami, 14 per i ritardi coperti da garanzia, ma parla di disservizi e riguarda soprattutto i clienti occasionali. Conviene contestare prima della scadenza, riga per riga, con i numeri delle lettere di vettura e il riferimento al contratto.
La fattura DHL si legge partendo dal riepilogo dei supplementi: ogni voce inattesa porta a un gruppo di righe nell'allegato, e la lettera accanto al peso dice subito se quel peso l'hai dichiarato tu o l'ha rilevato DHL.