Perché le fatture dei corrieri contengono errori
Il listino negoziato viene caricato a mano nel sistema di fatturazione del corriere. Ogni rinnovo, ogni sconto aggiuntivo, ogni eccezione per una destinazione va ricaricata. Se un passaggio salta, la fattura applica la condizione precedente o quella standard, e continua a farlo finché qualcuno non se ne accorge. Per questo le anomalie sono quasi sempre sistematiche: piccole, ripetute, nella stessa direzione.
Nella nostra esperienza, sulle fatture che nessuno controlla riga per riga gli importi anomali stanno tra il 3 e il 7% della spesa di trasporto. Per un'azienda che spende 300.000 euro l'anno sono tra 9.000 e 21.000 euro, quasi sempre nella stessa direzione.
1. Tariffa non contrattuale
La tariffa base applicata è diversa da quella del listino in vigore alla data della spedizione. Si riconosce confrontando il nolo di una spedizione con la cella corrispondente del listino, per fascia peso e destinazione. Le cause che vediamo più spesso: rinnovo contrattuale non recepito nel sistema, sconto negoziato a voce e mai caricato, listino aggiornato dal corriere con una circolare che nessuno ha letto.
2. Fascia peso scorretta
La spedizione viene classificata in una fascia superiore al peso reale o al peso volumetrico calcolato con il rapporto contrattuale. Sui colli leggeri e voluminosi, tipici di chi spedisce imballi, componenti o prodotti finiti poco densi, è l'anomalia che pesa di più. Si riconosce ricalcolando il peso tassabile, e richiede che la fattura riporti dimensioni e peso di ogni collo.
3. Zona tariffaria errata
Le destinazioni vengono associate a una zona diversa da quella del contratto. Frequente sulle spedizioni estere, sulle isole e sulle località disagiate, dove i listini prevedono tabelle specifiche. Un CAP classificato in zona 3 invece che in zona 2 costa di più su ogni spedizione verso quel cliente, per sempre.
4. Supplemento carburante errato
Percentuale, base di calcolo o mese di riferimento diversi da quelli pattuiti. Si riconosce dividendo l'importo del fuel per il nolo: il risultato deve essere la percentuale contrattuale del mese della spedizione, su tutte le righe.
5. Supplementi non dovuti
Servizi accessori addebitati ma non richiesti, già inclusi nel canone o non applicabili al servizio scelto: consegna al piano su spedizioni a piano terra, appuntamento non richiesto, giacenza per un tentativo mai effettuato, supplemento ZTL fuori dalle zone previste. Si riconoscono confrontando gli accessori in fattura con i servizi effettivamente richiesti in fase di spedizione.
6. Duplicati di fatturazione
La stessa spedizione compare due volte, nella stessa fattura o in fatture di mesi diversi, oppure con importi differenti tra fattura e nota di accompagnamento. Si riconosce ordinando il dettaglio per numero di lettera di vettura e cercando le ripetizioni. Sui volumi alti, senza un controllo automatico, i duplicati sono praticamente invisibili.
7. Errori di calcolo
Sconti, moltiplicatori, minimi tassabili o arrotondamenti applicati in modo diverso dal contratto. Ad esempio uno sconto percentuale applicato solo al nolo invece che al totale, o un minimo per spedizione applicato dove il contratto non lo prevede. Si riconoscono rifacendo il conto di una riga a mano, dall'inizio alla fine.
8. Voci fuori contratto
Addebiti per servizi non previsti nel contratto o introdotti unilateralmente: nuovi supplementi stagionali, contributi gestione, adeguamenti annunciati con una circolare. Non sono necessariamente illegittimi, ma vanno riconosciuti e, se non accettati, contestati prima che diventino consuetudine.
Cosa hanno in comune
- Sono piccole sulla singola riga e rilevanti sul totale annuo.
- Si ripetono ogni mese finché non vengono corrette nel sistema del corriere.
- Sono verificabili solo con il listino alla mano e il dettaglio delle spedizioni.
- Vanno contestate nei termini contrattuali, riga per riga, con il riferimento al listino.
Un controllo a campione su dieci spedizioni una volta l'anno serve a poco: le anomalie sistematiche si trovano confrontando tutte le righe, tutti i mesi. È un lavoro che in amministrazione nessuno ha il tempo di fare, ed è il motivo per cui le differenze restano lì per anni.