Contratto di Servizio MyCheckFatture

Versione 3.0 — 13 giugno 2026

Parti

MAD.AI S.R.L., con sede legale in Via degli Olmi 5, 26100 Cremona (CR), Italia, C.F./P.IVA 01794810190, iscrizione REA CR-202074, PEC madai@pec.madai.srl, in persona dell'Amministratrice Unica e legale rappresentante Manuela Gnaccarini (di seguito "MAD.AI" o "il Fornitore")

[NOME AZIENDA], P.IVA [P.IVA], sede legale: [SEDE LEGALE], in persona del referente [NOME REFERENTE] (email: [EMAIL]) (di seguito "il Cliente").

Art. 1 — Oggetto

Il Fornitore eroga al Cliente il servizio MyCheckFatture, consistente nella verifica sistematica delle fatture emesse dai trasportatori inclusi nel Perimetro (Allegato A), tramite confronto riga per riga con il listino tariffario contrattuale fornito dal Cliente, e nella consegna mensile di un Report documentale strutturato.

Art. 2 — Definizioni di fascia

Il servizio applica due fasce di prezzo per trasportatore, distinte in base alla complessità misurabile della fattura:

• Standard: trasportatori con listino tariffario formalizzato e fatture con fino a 3 pagine e 20 spedizioni mensili medie. Tariffa: € 25/mese per trasportatore.
• Alto Volume: trasportatori con fatture oltre 3 pagine o 20 spedizioni medie (basta una delle due condizioni). Tipicamente corrieri espressi e spedizionieri ad alto volume. Tariffa: € 49/mese per trasportatore.

Le soglie sono oggettive e verificate sulle fatture realmente emesse dal trasportatore.

Art. 3 — Trasportatori esclusi e documenti spot

Sono esclusi dal Perimetro standard i trasportatori privi di listino tariffario formalizzato (padroncini occasionali, vettori spot, quotazioni verbali). Per tali casi è disponibile, su richiesta del Cliente, il servizio opzionale di estrazione documentale a consumo a € 15 per documento, fatturato a fine mese unitamente al canone.

Perimetro temporale: il canone copre esclusivamente le fatture emesse a partire dalla data di attivazione del contratto. Le fatture relative a periodi precedenti rientrano nel servizio opzionale di analisi storica retrospettiva, tariffato a progetto e non incluso nel canone.

Art. 4 — Livello di servizio

Il Cliente sottoscrive il livello Base:

• Base: incluso nel canone. Comprende report mensile delle anomalie, documentazione con tabelle di confronto, supporto email entro 2 giorni lavorativi. Add-on opzionale "Fac-simile lettera" (lettera di richiesta nota di credito autocompilata) a € 19/mese.
• Premium: + € 79/mese fissi (quota a Cliente, non moltiplicata per trasportatori). Comprende tutto Base più: fac-simile incluso, call mensile di review (30 minuti), supporto entro 1 giorno lavorativo via canale prioritario, referente dedicato.

Art. 5 — Perimetro sottoscritto (Allegato A)

Trasportatori dichiarati dal Cliente all'attivazione:

• [TRASPORTATORE] — fascia: Standard

Composizione: 1 Standard + 0 Alto Volume. Livello di servizio: Base.

Art. 6 — Canone

Canone mensile: € 99 (IVA esclusa). Canone annuo: € 1188 (IVA esclusa), pagato in un'unica soluzione anticipata al momento dell'attivazione, tramite addebito automatico su carta di credito (Stripe).

È previsto un minimo di contratto di € 99/mese: se la composizione del Perimetro risulta inferiore, si applica automaticamente il minimo. Numero di fatture per trasportatore illimitato.

Art. 7 — Verifica fascia e riclassificazione

La fascia di ciascun trasportatore è dichiarata dal Cliente alla sottoscrizione e verificata dal Fornitore sulla prima fattura caricata.

Se la verifica indica che il trasportatore supera la soglia oggettiva (3 pagine o 20 spedizioni medie per fattura), il Fornitore propone per iscritto al Cliente il passaggio ad Alto Volume con preavviso di 15 giorni e applicazione dal ciclo di fatturazione successivo. Nessun addebito retroattivo per i mesi precedenti.

Il Cliente può obiettare entro il preavviso (es. fattura anomala, mese non rappresentativo): in tal caso il Fornitore osserva ulteriori 1-2 mesi di fatture prima di consolidare il passaggio. Se il Cliente non accetta la riclassificazione, ha facoltà di recedere dal contratto con effetto immediato per il solo trasportatore interessato, con rimborso pro-quota del residuo.

Art. 8 — Obbligo di caricamento fatture

Il Cliente si impegna a caricare la prima fattura di ciascun trasportatore entro 60 giorni dall'attivazione del contratto, attraverso l'Area Cliente o i canali di consegna concordati. Senza la prima fattura non è possibile attivare la verifica fascia né erogare il servizio.

Decorsi 90 giorni dall'attivazione senza caricamento, il Fornitore può sospendere il servizio per il trasportatore interessato, fermo restando il diritto al canone già fatturato.

Art. 9 — Natura delle segnalazioni e uso del Report

Le segnalazioni di anomalia contenute nel Report sono prodotte mediante confronto sistematico tra fattura e listino, con validazione finale di un analista (human in the loop). Il Fornitore non garantisce in alcun caso che ogni anomalia sia poi riconosciuta dal trasportatore in sede commerciale o recuperabile come nota di credito. La gestione della relazione commerciale con il trasportatore resta in via esclusiva in carico al Cliente.

Il Report è uno strumento documentale di supporto: il Cliente lo utilizza sotto la propria esclusiva responsabilità, valutando autonomamente se e come avvalersene nei confronti dei propri fornitori. Il Fornitore non risponde dell'esito delle iniziative del Cliente verso terzi, né di eventuali contestazioni, rifiuti o pretese dei fornitori di trasporto circa la validità o fondatezza delle segnalazioni. Resta ferma la limitazione di responsabilità di cui all'Art. 15 e l'inderogabilità di legge per i casi di dolo o colpa grave (art. 1229 c.c.).

Art. 10 — Servizio "Gestione completa" (opzionale, a consumo)

Su richiesta del Cliente, il Fornitore può occuparsi direttamente dell'invio della richiesta di nota di credito al trasportatore, dei solleciti e dell'eventuale negoziazione. Tariffe:

• Forfait per pratica (lettera + invio + 1 sollecito): € 80/pratica.
• Attività ulteriore in caso di contestazione, su autorizzazione del Cliente: € 70/ora.

Il servizio è attivato con mandato scritto, in nome e per conto del Cliente. Il Fornitore non garantisce alcun esito; il Cliente approva preventivamente ogni mossa significativa, in particolare le chiusure. Nessuna success fee: si paga il lavoro, non l'esito.

Art. 11 — Variazioni del perimetro

Le variazioni del Perimetro si richiedono dall'Area Cliente o via email a MAD.AI; vengono eseguite dal Fornitore.

L'aggiunta di nuovi trasportatori in corso d'anno è fatturata pro-quota (dal mese di attivazione del singolo trasportatore alla scadenza annuale del contratto), alla tariffa della fascia dichiarata: il pro-quota è addebitato al momento dell'aggiunta, mentre il canone aggiornato decorre dal successivo rinnovo annuale.

La rimozione di un trasportatore dal Perimetro è ammessa in qualsiasi momento (cessazione del rapporto commerciale o altre motivazioni): il trasportatore esce dal Perimetro dal mese successivo e il canone aggiornato (ridotto) decorre dal successivo rinnovo. Non è previsto rimborso del canone residuo per i trasportatori già fatturati.

Art. 12 — Durata, rinnovo, recesso

Il contratto ha durata di 12 (dodici) mesi dalla data di attivazione, con rinnovo automatico annuale.

La disdetta del rinnovo può avvenire, indifferentemente, via email a MAD.AI con preavviso di almeno 30 giorni prima della scadenza, oppure annullando autonomamente il rinnovo dal portale di gestione (Stripe Customer Portal) accessibile dall'Area Cliente. In entrambi i casi il servizio resta attivo fino alla scadenza del periodo annuale già pagato e non si rinnova, senza rimborso del residuo.

Il Cliente può inoltre recedere immediatamente senza penali se non accetta una riclassificazione di fascia (Art. 7) o un aumento unilaterale dei prezzi proposto dal Fornitore; in tal caso è riconosciuto il rimborso pro-quota del residuo.

Art. 13 — Esclusione di success fee

Il presente contratto non prevede in alcun caso compensi a percentuale, success fee o commissioni correlate ad importi recuperati dal Cliente nei confronti dei propri fornitori di trasporto. Eventuale servizio L2 (Art. 10) è remunerato a forfait/ore, mai a percentuale.

Art. 14 — Trattamento dati e intelligenza artificiale

Il trattamento dei dati personali è disciplinato dalla Privacy Policy (disponibile su mycheckfatture.it/privacy) e dal DPA (Data Processing Agreement), parte integrante del presente contratto. I dati e i documenti del Cliente sono ospitati nell'Unione Europea (Hetzner, Germania; Supabase, EU), isolati per Cliente e mai aggregati, condivisi o ceduti a terzi.

La verifica delle fatture è eseguita da un motore deterministico proprietario (ricalcolo esatto voce per voce), non da modelli probabilistici. Eventuali servizi di intelligenza artificiale di terzi (es. Google Gemini) sono impiegati in via accessoria e su base umana validata (estrazione di listini scansionati, "second opinion" su casi sospetti), tramite API senza retention dei dati per l'addestramento. In nessun caso i dati o i documenti del Cliente sono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale, né del Fornitore né di terzi.

Art. 15 — Limitazione di responsabilità

Salvo i casi di dolo o colpa grave, la responsabilità complessiva del Fornitore verso il Cliente non potrà in alcun caso eccedere l'importo del canone effettivamente corrisposto nei 12 mesi precedenti l'evento dannoso. La stessa limitazione si applica anche al servizio opzionale "Gestione completa" (Art. 10).

Art. 16 — Foro competente

Per qualsiasi controversia relativa al presente contratto sarà competente in via esclusiva il Foro di Cremona.